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Miethausverwaltung

städtische Architektur

Aufgaben der Miethausverwaltung

Die Aufgaben bei einer Miethausverwaltung sind nicht in Gesetzbüchern festgelegt sondern werden individuell verhandelt und im Verwaltervertrag festgehalten.

Hierbei werden die allgemeinen Bestimmungen des BGB, insbesondere § 259 BGB und die mietrechtlichen Vorschriften (§§ 535 ff. BGB) berücksichtigt. Die Verwalter-Aufgaben sind in die folgenden drei Säulen der Miethausverwaltung einzusortieren:

 

 

1. Die finanzielle Betreuung des Mietobjektes:

Bei der finanziellen Betreuung des Mietobjektes geht es unter anderem darum, die Mietzahlungen und sonstige Zahlungen, wie zum Beispiel Betriebskosten oder fällige Rechnungen, zu vereinnahmen, begleichen und/oder überwachen. Hiermit einhergehend ist die Verpflichtung zu einer ordentlichen Führung der laufenden Buchhaltung über alle Einnahmen und Ausgaben des Miethauses und die regelmäßige Aufstellung über jegliche Zahlungsvorgänge, Zahlungsstände der Mieter, Kostenkonto und Banksaldo. 

Des Weiteren obliegt dem Verwalter des Miethauses die rechtzeitige Erstellung der jährlichen Betriebskostenabrechnung, sowie die Anmahnung und Beitreibung von Nachzahlungen aus der Betriebskostenabrechnung und die Bearbeitung von Widersprüchen, die sich gegen die gesamte Abrechnung oder einzelne Kostenpositionen richten.

Zur finanziellen Betreuung zählt auch die Vermietung und Abwicklung von Mietverhältnissen. (Optionale Zusatzleistung)

Dieser weit gefächerte Begriff lässt sich auf folgende Teilaufgaben herunterbrechen:

  • Mietersuche

  • Bonitätsprüfung von (potentiellen) Mietern

  • Mietvertragserstellung & -abschluss

  • Kautionsabwicklung

  • Mieterhöhung

  • Erhöhung der Betriebskostenvorauszahlung

  • Entgegennahme von Mietminderungen

  • Kündigung von Mietern und Entgegennahme von Kündigungen

  • Wohnungsabnahme & Wohnungsübergabe

  • Zwischenablesungen bei Mieterwechsel

 

2. Die bauliche und technische Betreuung des Mietobjektes:

Damit das Mietobjekt zu jeder Zeit baulich und technisch ohne Mängel ist, ist es die Aufgabe der Hausverwaltung mittels regelmäßiger Begehungen eine Bestandsaufnahme durchzuführen, um Mängel festzustellen und im Zustandsbericht Erhaltungsarbeiten zu empfehlen. Darüber hinaus ist es die Aufgabe des Miethausverwalters Mängel von Mietern entgegenzunehmen und Notmaßnahmen eigenständig in Auftrag zu geben. Dazu zählen auch kleinere Instandsetzungen bis zu einer im Verwaltervertrag festgesetzten Höhe ohne dass die explizite Zustimmung des/der Eigentümer notwendig ist. Weitere Aufgaben im Bereich der baulichen und technischen Betreuung sind:

  • Überwachung und Abrechnung von untergeordneten Instandhaltungs- und Instandsetzungsmaßnahmen sowie Mängelrügen und Geltendmachung von Gewährleistungsansprüchen

  • Schadensmeldungen an Versicherungen (ggf. auch Verursacher)

  • Wahrung von Verkehrssicherungspflichten, wie z.B. Vergabe des Winterdienstes, TÜV-Kontrollen

  • Beachtung technischer Verordnungen

  • Einweisung von Handwerkern, Hausmeistern und Reinigungskräften

  • Nachbestellung von Schlüsseln sowie ggf. Heizöl

 

3. Die kaufmännische Betreuung des Mietobjektes:

Neben den Aufgaben die sich auf das Mietobjekt an sich beziehen, ist es auch Aufgabe der Miethausverwaltung, dass wesentliche rechtliche Aspekte abgedeckt werden. Hierzu gehört unter anderem folgendes:

  • Beschwerdemanagement

  • Rundschreiben, Informationen und Aushänge erstellen und verteilen

  • Durchführung und Wahrung der Hausordnung

  • Korrespondenz mit Mietern, Dienstleistern und Eigentümer(n)

  • Verhandlungen mit Behörden

  • Personalangelegenheiten (wie zum Beispiel Hausmeister, Gärtner, Treppenhausreinigung)

  • Orts- und Gerichtstermine wahrnehmen

  • Vertretung in Rechtsangelegenheiten

  • Rechtliche Komponenten bei der Vermietung und Abwicklung der Mietverhältnisse

  • Versicherungen auf dem aktuellsten Stand halten

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